La Déclaration Sociale Nominative ou DSN est un dispositif qui retrace les renseignements sociaux d’un salarié. C’est un fichier élaboré à partir de l’état de paie des travailleurs d’un établissement. Sa mise en place implique l’utilisation d’un programme conçu à cette fin : les logiciels DSN. Comment les utiliser ? Focus !
Bien choisir son logiciel DSN
Un logiciel DSN facilite les opérations de paie et de déclarations sociales dans une entreprise. Certains de ces outils sont gratuits, d’autres par contre sont payants. Le choix à faire dépend du nombre d’employés dans l’entreprise.
Par ailleurs, vous pouvez trouver des logiciels de paie DSN intégrant un software-as-a-Service. Leur fonctionnement ne nécessite pas le raccordement à un système de connexion internet.
Il existe des centaines de logiciels de paie en France. Les plus performants sont entre autres :
- ADP,
- Yourcegid RH Y2,
- Sage One Paie,
- PayFit ou encore,
- Teams Paie.
Il est important d’opter pour un logiciel de paie DSN compatible aux normes NEODES. Référez-vous au développeur de votre logiciel de paie en cas de doute.
Renseigner les différentes informations
Après le choix du logiciel DSN approprié, vous pouvez passer à la création du fichier DSN du personnel de votre entreprise. Pour ce faire, rendez-vous sur le compte de votre entreprise déjà créé sur la plateforme du logiciel. Ensuite, actionnez le volet « Déclarations sociales ». Il ne vous reste plus qu’à renseigner chaque champ ouvert sur le compte. Une fois le remplissage terminé, appuyez sur « Valider » pour enregistrer les informations données.
Si vous avez besoin de données spécifiques relatives à un salarié déterminé, recherchez dans le volet Informations de l’onglet Mon salarié de l’entreprise. Votre société et tout son personnel viennent ainsi d’être configurés dans le logiciel DSN. Il ne vous reste qu’à transmettre le fichier aux services compétents en le générant.
Toutefois, après son dépôt, la DSN fait l’objet d’un contrôle soutenu. En effet, lors de son établissement, des incohérences peuvent s’y glisser maladroitement. Celles-ci peuvent être remarquées au cours de ce contrôle puis notifiées à l’établissement.
Pour la correction, deux possibilités s’offrent à vous. Si l’erreur est relevée avant l’échéance du mois, vous pouvez la corriger en utilisant le volet « annule et remplace ». Par contre, si la faute est relevée après l’expiration de l’échéance, les modifications sont faites le mois qui suit.
Transmettre la DSN
La transmission de la fiche DSN provenant du logiciel de paie de l’entreprise se fait chaque mois. Le délai de rigueur de sa remise est fixé au 5 ou 15 du mois M + 1. Le choix de la date dépend du moment de paiement retenu.
C’est le responsable des ressources humaines de l’entreprise qui s’occupe de cette opération. Elle se déroule en plusieurs étapes. Pour ce faire, inscrivez d’abord votre entreprise comme déclarant sur net-enteprises.fr.
Si la compagnie relève du secteur de l’agriculture, la déclaration est transmise sur le site de la Mutualité sociale agricole (MSA). Ensuite, en vous servant du bilan d’identification des salariés, vérifiez l’adéquat du numéro Sécurité Sociale de vos employés. Contrôlez également les SIRET.
Si la conformité est confirmée à tous les niveaux, la DSN émise est transmise à la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse. L’entreprise déclarante obtient un certificat de conformité.
