Les documents administratifs, juridiques et financiers doivent être classés et conservés avec soin. En effet, ces derniers sont menacés par les risques liés aux sinistres, à l’humidité ou encore à la moisissure. En cas de destruction, c’est tout un pan d’une entreprise, d’une collectivité ou d’une administration qui peut se retrouver paralysé. D’où l’importance d’opter pour des services d’archivage numérique.
Les enjeux de l’archivage électronique
L’archivage électronique est une sauvegarde ou encore une mise en sûreté des documents. Elle permet d’avoir accès aux informations, tout le long de leur existence, de manière ordonnée et classifiée. L’archivage électronique permet de collecter, de classer, de partager ou de détruire des informations très rapidement. Elle repose principalement sur ces quatre piliers :
- La gestion numérique des documents : il s’agit de classifier, d’indexer et de créer un outil de recherche qui se base sur plusieurs critères.
- La sécurisation des données : la sécurité et la confidentialité sont essentielles au déploiement d’une solution d’archivage électronique performante. Un niveau de sécurité accru permet de protéger les documents contre toute tentative de piratage ou de modification.
- La protection et le stockage : Il est important de protéger les archives, physiques, numériques et également les infrastructures qui les abritent. En effet, il est impératif que les données soient à l’abri d’un sinistre ou d’une tentative d’intrusion physique.
- Une veille stratégique et technologique : l’informatique évolue et il faut aussi s’assurer d’être en phase avec les nouvelles technologies afin de ne pas avoir un système obsolète.
Un spécialiste de l’archivage pour des solutions à fort potentiel
Pour répondre aux enjeux du moment, la gestion d’archives requiert les compétences d’un spécialiste de la question. En effet, pour le déploiement de solutions d’archivage physique et numérique, rien ne vaut l’expertise d’un professionnel. Ce dernier sera en mesure de concevoir une solution sur mesure, parfaitement adaptée à vos exigences.
Pour mener à bien ses missions, il commencera par faire un état des lieux complet. Au sortir de cet audit, il disposera d’informations précieuses et sera en mesure d’évaluer chacun de vos besoins. De l’analyse de ces derniers, il parviendra à concevoir une solution d’archivage conforme à vos exigences.
