Organiser des séminaires dans une entreprise est la meilleure manière de motiver et de sensibiliser les membres de cette dernière. Cependant, l’organisation de tels événements n’est pas une affaire simple. Cela demande une grande expertise et beaucoup d’expérience. Focus sur comment organiser un séminaire d’entreprise.
Définir le type de séminaire d’entreprise à organiser
Pour organiser un séminaire d’entreprise, la première chose que vous devez faire, c’est d’en définir le type. Il faut savoir qu’il existe plusieurs types de séminaires d’entreprise. Il y a ceux :
- de motivation,
- ludique et
- de formation.
Le séminaire de motivation est organisé pour encourager les salariés ou pour développer l’esprit d’équipe dans une entreprise. Quant à celui ludique ou divertissant, il a pour objectif de remercier les employés d’une organisation pour leur travail et leur détermination. Son objectif peut aussi être de créer un moment de détente pour permettre aux travailleurs de se divertir.
Par ailleurs, le séminaire de formation a pour but de former les travailleurs d’une entreprise. Dans la plupart des cas, la formation se fait en dehors des heures de travail.
Déterminer un budget pour l’organisation du séminaire
Il n’y a pas de budget imposé pour l’organisation des séminaires d’entreprise. Le montant à prévoir dépendra de la taille de votre organisation et du type de séminaire. De façon générale, les séminaires de formation nécessitent beaucoup plus de dépenses que les autres types de réunions.
En effet, vous devez payer les formateurs, louer des espaces de travail et assurer les frais de déplacement de vos employés pendant toute la période de formation. Pour les autres types de séminaires, le budget est beaucoup plus restreint. De plus, l’organisation de ces derniers ne prend pas beaucoup de temps. Par exemple, vous pouvez mettre en place un séminaire de motivation pendant un seul jour.
Trouver un endroit où organiser le séminaire
Après avoir déterminé votre budget, vous allez à présent essayer de trouver l’endroit où sera organisé le séminaire. Pour bien choisir ce dernier, vous devez tenir compte de l’effectif de vos travailleurs et du type de séminaire. Par exemple, si votre objectif est de faire passer un moment de détente à vos travailleurs vous devez trouver un endroit proche de la nature.
Par contre, si vous voulez former vos salariés, il faudra opter pour la location d’un espace de coworking. Celui-ci est le lieu le plus adapté pour les séminaires de formation, même si sa location coûte cher dans certaines villes. De même, si vous désirez organiser un séminaire de motivation, vous n’êtes pas forcément obligé de louer un endroit. Vous pouvez le faire au sein de votre entreprise.
Programmer le déroulement du séminaire
La dernière étape consiste à établir le programme de déroulement du séminaire. Pour cela, vous devez d’abord choisir la date de l’événement. Ensuite, il faudra prévoir les réservations à effectuer, si vous comptez inviter d’autres personnes. Vous devez également définir les heures des conférences et la durée des pauses.
Il faudra prévenir vos invités pour vous assurer de leur présence. Cela vous évitera de réserver des places inutilement. Il ne faut pas aussi oublier de déterminer le nombre de véhicules nécessaires pour le déplacement de vos employés.
Faites le point sur les objectifs du séminaire
Si vous comptez organiser un séminaire, il est important de poser clairement les objectifs, car cela va conditionner cette réussite. Vous devez donc vous poser les bonnes questions.
Sachez qu’il existe plusieurs types de séminaires, qui peuvent être organisés quelle que soit l’année de création de votre société. Le tout est de répondre aux besoins du moment. Vous pouvez envisager :
- un séminaire de formation
- une conférence
- une convention
- une intégration des nouveaux collaborateurs
- un séminaire de décompression (après l’attente de gros objectifs)
- une réunion de fin d’année
- un séminaire pour retrouver confiance et motivation
- un séminaire pour retrouver une cohésion dans le groupe
- un séminaire annuel pour regrouper des collaborateurs éloignés dans plusieurs régions
En fonction du but recherché, vous ne partirez pas sur la même organisation, même si la dernière finalité restera toujours de participer au développement de votre entreprise, que ce soit directement ou non. Il sera également nécessaire de trouver le bon équilibre entre le travail et les pauses, si le but n’est pas de se détendre. Maintenant, la détente aide souvent à assimiler de nouvelles notions.
Sachez aussi que vous pouvez y aller progressivement, si le séminaire est prévu pour durer plusieurs jours. Vous pouvez aussi inclure une thématique par jour. Parfois, pour favoriser le lâcher prise, il est préférable de faire votre séminaire dans un lieu neutre et en dehors de votre entreprise.
Déléguer votre organisation de séminaire
Si vous avez l’intention de vous charger de toute l’organisation de votre séminaire, vous devez savoir que vous aurez besoin de beaucoup de temps devant vous. Il est également conseillé d’avoir une bonne checklist, très complète, pour ne rien oublier. Comme vous le savez, vous devrez trouver un lieu et une date, prévoir les activités, le moyen de rejoindre le lieu de séminaire, voire l’hébergement, ainsi que les repas.
Nous ne saurions que trop vous conseiller de faire appel à des professionnels. Libre à vous de leur déléguer qu’une partie de l’organisation de votre séminaire d’entreprise, si vous désirez vous occuper de certaines choses, comme de transmettre le planning à chaque participant. En tout cas, ces professionnels sauront vous donner des pistes si vous êtes un peu perdu. Des conseils sont toujours les bienvenus dans ces cas-là.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin d’aide pour trouver une thématique de séminaire. Nous vous conseillons tout de même de prendre la température auprès des participants. Il serait dommage d’organiser un séminaire sportif, si la majorité n’adhère pas à l’idée et seront davantage à l’aise dans un escape game. En tout cas, sachez que tout est possible. Du séminaire à la campagne ou à la ville, en France ou à l’étranger, à la montagne ou à la mer, vous aurez l’embarras du choix. Bien entendu, au préalable, faites le point sur votre besoin et sur les possibilités de déplacements des participants. Ne perdez pas de vue que la majorité doit adhérer à l’événement, pour que cela fonctionne.
Vous pourrez aussi les solliciter pour avoir des outils adaptés, afin de faire le point sur les retours des participants, une fois le séminaire terminé. Cela peut notamment se faire par l’intermédiaire de questionnaires de satisfaction. Vous pourrez aussi en profiter pour leur envoyer quelques photos prises durant l’événement. Tous ces petits détails et petites attentions pourront vous être communiqués par la personne qui dirigera l’organisation à vos côtés.
Quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à demander un devis pour voir ce qu’il est possible pour vous de retenir du point de vue des options. Même si vous déléguez cette recherche, n’oubliez pas de spécifier vos besoins et pas uniquement le nombre de personnes qui doivent venir.
Généralement pour un séminaire de travail, une solide connexion est très souvent nécessaire. C’est un peu moins le cas si vous organisez le spectacle de fin d’année pour les enfants de l’entreprise. De la même manière, organiser un séminaire dans une demeure ancienne peut laisser de très bons souvenirs, mais c’est peut-être une moins bonne idée si vous avez des enfants qui courent partout ou si vous avez prévu des activités de teambuilding salissantes, à moins d’avoir une bonne assurance.
Sachez que, le plus souvent, les entreprises d’événementiel sont en relation avec des propriétaires de salles. Ils seront alors tout à fait capables de trouver un lieu adapté aussi bien à l’activité qu’au nombre de personnes.
