La réussite d’un projet passe par une bonne organisation en interne, raison pour laquelle il est important d’anticiper pour éviter d’éventuelles risques ou démobilisation des équipes. Pour y arriver, un suivi de mise en production rigoureux s’impose. Le suivi d’avancement permettra de s’assurer que les tâches, les ressources et les budgets sont respectés. Voici des informations pour vous aider dans cette tâche.
Mettre en place un suivi organisé adapté à votre entité
Lorsque vous êtes en charge d’un projet, vous devez vous assurer d’atteindre les objectifs fixés dans le délai imparti. Cela passe bien évidemment par une organisation minitieuse. En effet, pour assurer un suivi, il est primordial d’organiser des reportings réguliers. La fréquence de ceux-ci dépendra de votre équipe, de votre projet, de la durée du projet mais aussi des éventuels risques associés.
En fonction des cas, les reportings pourraient être quotidiens, hebdomadaire ou mensuels. Aussi, la mise en place de certaines actions sont idoines telles que l’anticipation des risques, la collecte de données, l’analyse, la transmission d’informations, ou encore la mise en place de mesures correctives. Pour plus d’efficacité dans la pratique, introduire des KPI (indicateurs de performance) est une bonne option. Ils vous permettront de mésurer les performances de votre projet de façon concrète et chiffrée.
Le nombre ou la spécificité des KPI dépendra de votre projet ainsi que des objectifs que vous visez. Toutefois, en moyenne, un projet standard comprend 5 à 6 KPI.
Faire fréquemment des réunions de suivi
Les réunions de suivi sont très importantes dans la mésure où elles vous permettent dans le cadre de votre projet de rencontrer les acteurs, d’échanger les informations, de communiquer sur l’avancement ou encore de s’adapter et trouver des solutions ensemble. Les différentes équipes se réunissent pour évoquer ensemble les différents problèmes rencontrés, les ressources utilisées et laussi le respect des délais.
Mettre en place des réunions de suivi régulières vont donc permettre de décamper des situations complexes et de faire une mise au point des différents points d’informations. Des points réguliers entre les différentes parties prenantes du projet vous feront à coup sûr avancer plus rapidement. En la matière, il n’y a pas de fréquences imposées, toutefois, il est préférable d’anticiper les risques du projet en amont. Ainsi dès le lancement du projet, vous devez prévoir des réunions.
Par ailleurs, n’hésitez pas à prévoir une équipe post -projet qui aura pour rôle de stabiliser la production tout en assurant les réunions de suivi. Les réunions de suivi vous permettent aussi de connaître les prochains jalons, les nouvelles tâches à réaliser ou encore la durée restante des tâches en cours. Elles permettront en plus d’anticiper les risques, de prendre aussi des décisions qui visent à corriger les problématiques actuelles rencontrées dans l’élaboration du projet.
Adopter un outil de gestion de projet pour plus d’efficacité
Divers logiciels sont disponibles pour centraliser toutes les informations indispensables pour organiser et superviser un projet. Adopter l’un de ces outils vous permettra de collecter l’information, de visualiser l’avancée de votre projet ou encore d’éditer les rapports. L’outil de gestion de projet est un incoutournable pour assurer un bon suivi de votre projet.
